按正在做的事情整理
可以从“进行中”“参考资料”“已完成”三个目录开始，再按项目细分。不需要一开始就设计很多层级。目录是否有效，取决于下次需要文件时能否迅速找到。
新下载的资料先放进一个临时收件箱，定期再归位。这样既不打断当前工作，也不让下载文件夹成为长期仓库。
文件名多说一点
在文件名中保留主题、日期和必要的版本信息。例如“故事大纲-2026-09-23-v02”，比“最终版2修改”更容易判断。日期可以采用年、月、日的顺序，排序也更直观。
共同编辑的文件，还可以附一段简短说明：这是什么、最新版本在哪里、下一步要处理什么。减少猜测，往往比增加分类更有用。
区分同步与备份
同步方便多台设备访问文件；备份用于找回误删、损坏或被覆盖的版本。两者解决不同问题，不能仅凭“已经上传到网盘”就认为数据一定可以恢复。
重要资料应有独立副本，并实际尝试恢复一个文件。整理完成的标准，不只是看上去整齐，也包括需要时能够取回。